Google et Agenda - N°3

Partage

Avantage décisif d’un agenda en ligne, le partage des événements avec d’autres personnes. Google agenda propose un paramétrage assez gradué (de personne ne vois rien à tout le monde vois tout) mais néanmoins simple à gérer des options de partage. Découvrons les.

Tout d’abord, un clic sur la flèche située a coté de notre agenda (image 1) et dans le menu déroulant un nouveau clic sur «partager cet agenda».

Tout le monde

Nous voici sur la page de paramétrage de notre agenda «pro». La partie supérieure (image 2) propose trois options qui concernent le partage général de votre agenda, par défaut le choix de ne PAS partager est validé (ouf), la deuxième option rend votre agenda public (un peu comme un site web), cette option est intéressante pour une association sportive ou culturelle par exemple. Elle permet à tous ses membres de connaître le planning des activités. La troisième option est semblable à la deuxième à la différence que le détail des événements n’est pas affiché, vous serez juste signalé «occupé» pendant les événements (j’avoue ne pas encore avoir trouver d’utilité, même théorique à cette option). Laissons le premier choix coché.

Des personnes en particulier

La partie inférieure de la page va nous permettre une gestion plus précise du partage. Pour rappel, Google Agenda nous rappel que nous somme autorisé à «Apporter des modifications ET gérer le partage » sur notre agenda. Un peu comme sur un réseau nous en sommes l’administrateur. Autorisons maintenant une nouvelle personne (assistant(e), collaborateur…) à pouvoir consulter notre agenda.(image 3)

Pour cela il est nécessaire de rentrer son adresse e-mail et de choisir les options : 4 choix possible, attention !

1. «Apporter des modifications ET gérer le partage». Vous faite de cette personne un administrateur de l’agenda au même titre que vous, elle possède un accès complet aux événements (consultation, création, modification, suppression) ET en plus elle peut autoriser le partage avec de nouvelle personnes.
2. «Apporter des modifications aux événements» Les droits sont limités aux événements, mails ils sont complets (consultation, création, modification, suppression).
3. «Afficher le détail des événements», La personne ne peut que consulter les événements.
4. «Afficher les infos de disponibilité», la personne ne dispose que de l’information «occupé» sur la plage horaire d’un événement.

Je n’insiste pas plus longtemps sur le caractère extrêmement sensible de ces options.

Mail

Vous avez choisi, Ok, cliquer sur le bouton «Ajouter la personne». Un mail lui est immédiatement envoyé. Celui-ci comprend un lien. Si cette personne possède déjà son propre agenda chez Google, elle va pouvoir immédiatement rajouter votre agenda «pro» sous son (ou ses) agenda. Si elle ne possède pas d’agenda Google elle va être inviter à en créer un. Dans les deux cas c’est facile et rapide.

Réglages complémentaires

Revenons à nos options de partage. Les options de l’agenda se complètent avec les options spécifiques à chaque événement. Cliquer sur un événement pour en ouvrir sa page. Aller maintenant dans le coin inférieur droit et cliquer sur «options» (image 4). Deux nouveaux réglages sont possibles : Regardons d’abord le second : Confidentialité.

Trois options possibles :

1. «Standard» ne change rien aux paramètres généraux de partage,
2. «Privé» rend les détails de votre événement invisible même aux personnes en partage. Vous pouvez renforcer votre «privauté» en cliquant sur l’option «disponible» juste au dessus dans la rubrique «Ma disponibilité», plus rien n’apparaît !
3. Enfin «Public» rend votre événement disponible pour tout internaute, même si votre agenda n’est pas partagé.

Google et Agenda – N° 2

Agendas Multiples

Le «plus» de Google Agenda consiste indubitablement à vous proposer non pas un, mais plusieurs agendas. A première vue un peu déroutante, cette fonction est en fait redoutablement pratique.

Le premier agenda que nous avons créé dans le post précédent, imaginons que ce soit celui destiné à gérer nos activités personnelles (loisirs, dentiste, amis, anniversaire familiaux…).
Pour que soit bien clair donnons lui le nom « Perso ». Un clic sur la flèche pointée vers le bas à coté du nom de votre agenda dans le cartouche agenda à gauche, puis menu paramètre de l’agenda. Il ne vous reste plus qu’à changer le nom et à enregistrer en bas de la page.

Créons maintenant un deuxième agenda à vocation professionnelle.
Premier temps, un clic sur le bouton «+» à coté de «Mes agendas» vous dirige immédiatement sur la page de paramétrage de votre nouvel agenda, comme pour «Perso», nous allons nous contenter d’inscrire cette fois «Pro» dans le champ «nom de l’agenda», et pour finir et valider, un clic sur «créer l’agenda» en bas de la page.

Bingo, un deuxième agenda apparaît dans notre cartouche Agenda.

Code Couleur

Intérêt immédiat de ces deux instances, une visualisation rendue plus facile grâce aux couleurs, des évènements appartenant à la sphère privée, de ceux professionnels. Par contre, quelque soit la méthode que vous utilisez pour créer un nouvel évènement (cf. post précédent), vous devez maintenant choisir entre vos deux agendas.
Vous pouvez ainsi multipliez les agendas pour qu’ils s’adaptent à chacune de vos «casquettes», sport, loisirs, culture… Avec la possibilité de visualiser uniquement le ou les agendas qui vous intéressent via les cases à cocher du cartouche agenda.

Autres Agenda

Enfin, vous pouvez ajouter des agendas «publics» comme ceux des vacances scolaires. Un clic sur le «+» à coté de «Autres agendas» et taper une recherche dans le champ du haut (pour l’instant, les agendas ne se bousculent pas au portillon, mais cela ne devrait pas durer trop longtemps).

Prochain post : le partage.

Google et Agenda

Externalisation

Comme Gmail, Google Agenda permet d’ « outsourcer » sur le web une tache qui jusqu’à présent était gérée en local. Les objectifs d’une telle démarche sont doubles :

• mettre ses données à l’abri des faiblesses intrinsèques de son PC, crash de disque dur, attaque virale, vol, perte (pour un portable).
• éviter lors d’une réinstallation, les manipulations de sauvegarde et de ré implantation de ses données (le fameux fichier .pst d’Outlook).

Chaque médaille à son revers, il est clair que lorsque l’on se dépossède physiquement de ses données on transfère le risque chez le prestataire. Pérennité du service (et de sa gratuité), et sécurité des données sont sans doute mieux assurées chez Google qu’à la maison ou au bureau, mais encore une fois le risque zéro n’existe pas. Il s’agit bien la d’une décision à prendre en conscience.

Inscription

De la même façon que pour Google IG il existe deux possibilités d’inscriptions :

• créer un compte Google qui vous permettra d’accéder à l’ensemble des services en ligne offert par Google
• créer un compte Gmail, le service de webmail de Google qui vous fera bénéficier en plus d’une adresse mail gratuite

(attention néanmoins aux conditions de confidentialité de ce service)
(si vous avez besoin d’une invitation écrivez moi, il m’en reste quelques unes)

Partons donc de la page Google IG. Tout commence par un clic sur le lien « plus » situé juste au dessus du champ de recherche.
Continuons avec un clic sur le lien « Agenda », Google vous demande revalider votre mot de passe et ceci effectué vous pouvez commencer le paramétrage de votre agenda. Cliquer sur « continuer » et voila vous êtes arrivez sur la page d’accueil de votre Google Agenda.

Évènement

Commençons par la tache de base qui consiste à créer un évènement. Plusieurs façons d’y arriver :

• Méthode N°1, Un clic sur « créer un évènement » en haut à gauche, sous le logo, ouvre une boite de dialogue destinée à renseigner l’évènement.
  Rentrer la description et cliquer sur les champs de dates et d’heures pour faire apparaître des menus défilants qui vous permettront de choisir rapidement les bonnes infos.
  Un dernier clic sur le bouton « enregistrer » en bas et voilou, retour sur la page agenda ou votre évènement est maintenant visible.
• Méthode N°2, Positionner votre pointeur sur le créneau horaire du début de votre évènement et cliquer.
  Une boite de dialogue blanche s’ouvre et vous demande de remplir son objet. Cela fait taper sur la touche « entrée ».
  Google Agenda à automatiquement créer l’évènement en affectant, par défaut, une durée d’une heure à celui-ci. Si vous voulez le prolonger, tirer avec la souris sur le signe «=» en bas du cartouche bleu. Si vous souhaitez faire des modifications plus importantes cliquer sur l’objet pour ouvrir sa boite dialogue.

Prochain post sur les options avancées et le partage…

Google et la veille - N°2

Personnalisation

Les possibilités de personnalisation de Google Actualités sont puissantes, nous allons voir avec Google IG (ou Google Perso) comment repousser les limites !

Pour cela un clic s’impose, sur la bête page de Google trouvez le lien «connexion» tout en haut à droite.

Ici deux possibilités sont offertes :

• créer un compte Google qui vous permettra d’accéder à l’ensemble des services en ligne offert par Google

• créer un compte Gmail, le service de webmail de Google qui vous fera bénéficier en plus d’une adresse mail gratuite
  (attention néanmoins aux conditions de confidentialité de ce service)
  (si vous avez besoin d’une invitation écrivez moi, il m’en reste quelques unes)

Accueil

Imaginons que vous reteniez cette seconde possibilité, après tout vous n’êtes pas obligé d’utiliser votre compte Gmail, vous devriez arriver sur une page d’accueil standard, déjà dotée de quelques modules (recettes, météo, l’Equipe,…). Remarquez que chaque module dans la partie droite de sa barre de titre est doté de quelques options : « modifier » qui donne accès au(x) réglage(s) du module, un icône [ _ ] pour réduire le module à la barre de titre, un icône [ X ] pour le supprimer de la page. Cette option devrait tout de suite être pratique pour dégager votre page de tous les modules qui ne vous intéressent pas.

Modules

Ok votre page est toute vide, pas de panique, voyons comment remplir ça de façon plus intelligente. C’est le lien «Ajouter des modules» qui va ouvrir le bal. Vous voici sur la page de choix des modules ? Je vous laisse jeter un coup d’oeil et explorer le menu de gauche, cette partie s’accroît en permanence de nouveaux modules et je suis persuadé que certains incontournables vous séduiront (pages jaunes, via michelin,…)

Onglets

Bien, quelques gadgets ont trouvés votre faveur, super, passons maintenant aux choses sérieuses. Avant d’inclure de nouveaux modules, attardons nous sur la gestion des onglets. Cette option est redoutablement utile, elle permet de créer des pages/écrans qui ne nécessitent pas sans arrêt le recours aux ascenseurs de plus elle rend possible un classement thématique du type : un sujet/un onglet.

Cliquer sur «ajouter un onglet» nommer le, appuyer sur la touche «entrée», c’est fini ! Renommer ou supprimer un onglet ? Un double clic et c’est tout.

Actualités

Bon et la veille, un peu perdu de vue dans tout ça ? On y arrive. On s’accroche un peu car Google à légèrement compliquer les choses ces derniers temps. On procède en cinq temps :

• ouvrez une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet de votre navigateur (ctrl + t sur Mozilla) et diriger vous vers Google Actualités
• lancer une recherche
• cliquer sur le lien RSS dans le menu gauche
• La les choses se complique un tout petit peu car selon votre navigateur, et les customisation que vous lui avez fait subir le résultat peu changer sensiblement.
  Pour se résumer, l’idée est de récupérer une adresse (du type :http://news.google.fr/news?hl=fr&ned=fr&q=test&ie=UTF-8&output=rss# pour une recherche sur le mot clé "test).
  
  
• Sur IE7, vous devriez obtenir un joli pavé jaune avec marqué « «M’abonner à ce flux ». Faites un click DROIT dessus et « copier le raccourci »
• Retourner sur votre page Google IG et cliquer sur « Ajouter des modules »
• Cliquer sur « Ajouter une URL »
• Click droit + Coller l’adresse, «ajouter», fermer la boite et retourner sur votre page d’accueil, ouf c’est fini.
• Sur Mozilla 2, c’est un autre pavé jaune qui devrait s’ouvrir, cliquer sur «m’abonner maintenant»
• Et dans la nouvelle fenêtre « ajouter à Google ». Bingo !

Je vous laisse faire maintenant vos petits réglages personnel